HLK-Notfallplanung: Minimierung des Ausfallrisikos

Haben Sie einen Notfallplan, falls die Heizung, die Kühlung (HLK oder Prozess) oder das Warmwasser Ihrer Einrichtung zum Erliegen gekommen ist?

Was wären die operativen, logistischen, finanziellen und rechtlichen Auswirkungen, wenn Sie nicht vorbereitet wären?

Mit einem Notfallplan für HLK und Warmwasser können Sie sicherstellen, dass Sie wie gewohnt weiterarbeiten können. Ob Sie nun ein Hersteller sind, der hunderttausende Produkte pro Stunde produziert und von einer Prozesskühlanlage abhängig sind, oder ob Sie in einem Pflegeheim, dringend benötigte Pflege anbieten:

HLK oder Prozess-Temperaturregelgeräte sind für Ihren Betrieb, Ihre Bewohner, Ihre Kunden, Ihren Ruf und Ihre Gewinne von entscheidender Bedeutung.

Die Notfallplanung kann dazu beitragen, Ihren Betrieb vor Ausfallzeiten der Klimaanlage zu schützen. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Schätzen Sie die tatsächlichen Kosten für ungeplante Ausfallzeiten – überprüfen Sie nicht nur die Kosten für die Reparatur von Geräten

Ist Ihre Ausrüstung nicht reparierbar oder ein Teil nicht sofort verfügbar, kann es zu tage-, wochen- oder monatelangen Ausfallzeiten kommen. Die Höhe der Kosten hängt von Ihrem Tagesgeschäft ab. Dies ist es, was Sie verstehen müssen.

2. Suchen Sie mögliche Ursachen für Störungen Ihrer HLK-Systeme

Wenn Sie mögliche Ursachen für einen Ausfall des HLK-Systems wie extremes Wetter, Stromausfall, Vandalismus, versehentliche Beschädigung oder Geräteausfall identifizieren und diese nach der Wahrscheinlichkeit einstufen, können Sie die Risiken für Ihr Unternehmen besser kalkulieren und mögliche Szenarien ausarbeiten, auf die Sie sich vorbereiten können.

3. Führen Sie eine Prüfung der systemkritischen Geräte durch und erstellen Sie eine Bestandsliste

Wenn Sie wissen, welche Maschinen vor Ort nicht ausfallen dürfen und in welchen Bereichen Ihres Gebäudes HLK oder Warmwasser nicht gefährdet sein dürfen, haben Sie den richtigen Fokus, falls Strom oder Geräte ausfallen.

Sie müssen auch aktuelle Leistungsprobleme an Ihren Maschinen beheben und eine Bestandsliste erstellen, damit Sie einen Referenzpunkt haben, auf den Ihr Team zugreifen kann, wenn etwas repariert oder Ersatz gefunden werden muss. Die Liste sollte alle Herstellerangaben und Produktseriennummern enthalten. Sie können die Hilfe von Geräte- und Service-Spezialisten in Anspruch nehmen, die Experten für diese Art von Audit sind.

4. Untersuchen Sie Ihre Standort, um logistische Überlegungen zu verstehen

Ihre Einrichtungen befinden sich möglicherweise in einem denkmalgeschützten Gebäude oder verfügen nur über eingeschränkten Zufahrten oder haben Zufahrtsbeschränken. Es ist wichtig, dass Ihre Lieferanten und das Wartungsteam über logistische Probleme informiert sind, die Wartungsarbeiten oder den Austausch von Geräten erschweren oder verzögern können.

5. Erstellen Sie einen Plan für Standby-Geräte

Jetzt, da Sie wissen, auf welche Geräte Sie bei einer Störung nicht verzichten können, sollten Sie abklären, wie Ausfallzeiten vermieden werden können. Sie können dies auf verschiedene Arten tun. Dies hängt davon ab, wie viel Zeit Sie verlieren wollen oder können, wenn ein Ausfall vorliegt.

Erstens können Sie Standby-Geräte kaufen und diese vor Ort bereitstellen, um diese umgehend in Betrieb zu nehmen. Dies bedeutet gleichzeitig, dass auch die konforme und regelmässige Wartung dieser zusätzlichen Geräte sichergestellt sein muss.

Zweitens können Sie mit Ihrem Gerätelieferanten zusammenarbeiten, um kurzfristig genau die Ausrüstung zu mieten, die Sie benötigen. Ein zuverlässiger Anbieter von mobilen Temperaturregelgeräten wird vorgängig Ihren Standort besichtigt haben, ein Bestandsliste der von Ihnen benötigten, kritischen Geräte aufgestellt haben und sicherstellen, dass die entsprechenden Maschinen vorrätig sind. Auf diese Weise werden sie innerhalb der vereinbarten Frist geliefert, installiert und in Betrieb genommen.

Drittens können Sie gemietete Geräte für den Notfall an Ihrem Standort stehen haben und Ihr System so anpassen, dass im Handumdrehen die Ersatzmaschinen angeschlossen werden können. So werden Sie keinerlei Ausfallzeiten haben.
Wenn Sie im Gegensatz zum Kauf eine Miete der Geräte einplanen, sparen Sie sich zusätzliche Wartungsarbeiten an Ihren primären Geräten.

6. Bereiten Sie Ihren Standort vor

Bereiten Sie im Voraus Anschlusspunkte für Strom, Wasser und Schläuche vor und klären Sie ab, ob die aktuellen elektrischen Anschlüsse für zusätzliche oder neue Geräte wie Kälteanlagen oder Heizzentralen ausreichend sind. Sichern Sie Ihrem Lieferanten den Zugang zum Standort und erteilen Sie die benötigten Genehmigungen. So sparen Sie wichtige Stunden oder Tage und sorgen für eine schnelle Reaktion bei einem Ausfalls.

7. Klären Sie Verantwortlichkeiten und arbeiten Sie einen Aktionsplan aus

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wer für die Ausführung aller Tätigkeiten Ihres Notfallplans verantwortlich ist. Dazu gehört, dass Kontaktdaten und Details aller Lieferanten bekannt sind, die im Notfall beim Austausch von Geräten beteiligt sind.

8. Überprüfen Sie Ihren Notfallplan regelmäßig

Wenn sich an Ihrem Standort oder in Ihrem Unternehmen etwas ändert, muss auch Ihr Notfallplan diesbezüglich überarbeitet werden. Sie können auch geplante Übungen durchführen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und zu überprüfen, ob alle Beteiligten ihren Teil des Notfallplans wie vorgesehen erfüllen. Dies kann dazu beitragen, den Teamgeist zu stärken und Schulungslücken aufzuzeigen.

9. Befolgen Sie einen regelmäßigen Wartungsplan

Sobald Sie Geräte an Ihrem Standort installieren und in Betrieb nehmen, sollten Sie einen vorbeugenden Wartungsplan befolgen, der neben der Wartung Ihrer Geräte auch die Wasseranalyse und eine eventuelle, erforderliche Behandlung umfasst. Da häufig hartes Wasser durch HLK-Geräte fließt, ist es wichtig, dass nicht nur die Geräte selbst, sondern auch das gesamte System gut gewartet werden.

10. Führen Sie eine Inventarliste aller Teile, die für Ihre Ausrüstung benötigt werden

Wenn Sie Ihre eigene HLK-Wartung durchführen, müssen Sie wissen, woher Sie Ersatzteile beziehen können. Wenn die Teile kritisch sind, lohnt es sich, Ersatzteile vor Ort aufzubewahren, damit Sie sie sofort austauschen können.